Besten Programme für elektronische Unterschriften im 2024

Unternehmen und Privatpersonen wechseln immer häufiger zu einer vollkommen digitalen und papierlosen Arbeitsweise, weswegen eine hochwertige Plattform für elektronische Unterschriften sehr wichtig ist. Diese Programme sind nicht nur praktisch, sondern können auch die Produktivität steigern und Zeitverschwendungen zwischen dem Erhalt und Unterschreiben von Dokumenten verringern.

Ich habe Dutzende kostenlose und kostenpflichtige Programme für elektronische Unterschriften getestet, um das zu finden, welches die besten Funktionen bietet, einfach zu verwenden ist und alle Compliance-Standards erfüllt. Außerdem war mir eine nahtlose Integration in gängige Unternehmensanwendungen wichtig. Ich habe dabei festgestellt, dass selbst Unternehmen, die behaupten, zu den Besten zu gehören, veraltete Sicherheitsfunktionen verwenden, gängige Dateiformate nicht unterstützen oder im Allgemeinen einfach schwierig zu verwenden waren.

signNow tat sich als beste Option hervor. Es ist Cloud-basiert, sendet dir automatisch Erinnerungen, wenn Dateien noch nicht unterschrieben sind, hat fortschrittliche Sicherheits- und Authentifizierungsmethoden und bietet einen rechtlich bindenden Rahmen für jedes Dokument. Was aber noch besser ist, signNow bietet aktuell ein zeitlich begrenztes Angebot, seine E-Signatur-Plattform kostenlos für 7 Tage auszuprobieren – ohne Kreditkarte!

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Kurzanleitung: Die 5 besten Programme für elektronische Signaturen im Jahr 2024

1. signNow – Beste Plattform für elektronische Unterschriften, um Dokumente zu senden, zu erhalten und zu kontrollieren

signNow ist eine leistungsstarke App für elektronische Unterschriften, die sich perfekt für Unternehmen jeder Größe eignet. Damit wird nicht nur das Unterschreiben von Dokumenten optimiert, sondern es bietet dir auch alle Tools für die Erstellung und das Versenden von Dokumenten. Als ich mein Konto angelegt hatte, hat signNow meine Unterschrift automatisch generiert, gab mir aber auch die Möglichkeit, sie zu ändern bzw. einfach ein Bild meiner Unterschrift hochzuladen. Wenn man signNow zum Unterschreiben eines Dokuments verwendet, hat es die gleiche Rechtswirkung wie eine handgeschriebene Unterschrift.

Die Oberfläche von signNow ist sehr intuitiv. Ich konnte problemlos Dokumente wie Verträge und Rechnungen hochladen oder anlegen. Es gibt verschiedene Feldtypen, die du per Drag & Drop an verschiedene Orte auf den Seiten schieben kannst. Dazu gehören ankreuzbare Kästchen, ein Feld für das Datum, Initialen, Unterschriften und ein allgemeines Textfeld. Nachdem ich das Dokument erstellt hatte, konnte ich es als Vorlage speichern oder für schnellen Zugang in einer Dokumentengruppe speichern. signNow hat auch eine Funktion zur Erstellung von Dokumenten für mehrere Empfänger bzw. Leute, die unterschreiben sollen – dabei kannst du auch eine bestimmte Reihenfolge festlegen.

Mich haben die Automatisierungstools beeindruckt, die mir dabei halfen, meine Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass keine Dokumente vergessen werden. Ich konnte beispielsweise einstellen, dass automatische Erinnerungen versendet werden, wenn ein Dokument nach einer bestimmten Zeit immer noch nicht unterschrieben wurde. Es gibt auch eine Funktion namens „Audit Trail“, die alle IP- und E-Mail-Adressen der Nutzer trackt, die mit einem Dokument interagieren. Diese Informationen werden in der Cloud gespeichert und sind rechtlich bindend.

Mit signNow ist es ganz einfach, deine Dokumente direkt in der Oberfläche zu verwalten. Es gibt einen Posteingang mit allen Dokumenten, die noch unterschrieben werden müssen. Es gibt auch einen Postausgang, in dem ebenfalls alle noch nicht unterschriebenen Dokumente gespeichert werden und einen weiteren Posteingang für abgeschlossene bzw. unterschriebene Dokumente.

signNow integriert sich mit führenden Unternehmenswendungen wie Microsoft 365, Google, Salesforce, führenden CRMs, etc. Sobald das Widget zu deinen Apps hinzugefügt wurde, kannst du das Dokument unterschreiben, ohne die Seite zu verlassen, woraufhin es in die Cloud hochgeladen und zum betreffenden Posteingang hinzugefügt wird, damit du von überall darauf zugreifen kannst.

Alle Daten werden mit einer AES 256-Bit Verschlüsselung geschützt, um sicherzustellen, dass niemand unberechtigt darauf zugreifen kann. Außerdem erfüllt signNow alle Sicherheits- und Compliance-Standards weltweit. Dazu gehören SOC 2 Type II, DSGVO, HIPAA und PCI DSS. signNow bietet all seinen Kunden eine Möglichkeit, seine Plattform für E-Signaturen kostenlos für 7 Tage und ohne Kreditkarte auszuprobieren. Du musst dazu nur eine gültige E-Mail-Adresse angeben.

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2. SignWell: Rechtlich bindende Unterschriften mit einer komplett zurückverfolgbaren Spur

SignWell ist eine beliebte Software für elektronische Signaturen für Einzelpersonen und kleine Unternehmen. Alle Unterschriften, die über SignWell erfolgen, sind rechtlich bindend und halten alle Gesetze weltweit ein. Um die Integrität eines Dokuments zu garantieren, bietet SignWell einen detaillierten Prüfbericht, der alle wichtigen Handlungen protokolliert, die am Dokument vorgenommen werden.

Nachdem ich meine Unterschriftenkarten erstellt hatte, habe ich ein paar Dokumente hochgeladen und als Vorlagen gespeichert. SignWell unterstützt eine große Auswahl an Formaten, darunter DOC, XLS, JPG, PNG, TIFF und PNG. Sobald die Datei im Dashboard hochgeladen war, konnte ich Felder für eine elektronische Unterschrift, das Datum oder für einen beliebigen Text hinzufügen. Mir gefiel vor allem, dass ich Felder bestimmten Personen zuweisen konnte. Das ist hilfreich, wenn man mehrere Unterschriften oder verschiedene Abschnitte für verschiedene Abteilungen eines Unternehmens benötigt.

Allerdings war ich enttäuscht, dass ich den Text nicht direkt in der SignWell-Plattform bearbeiten konnte. Stattdessen musste ich ihn in anderen Programmen bearbeiten und konnte nur eine aktualisierte Version des Dokuments hochladen.

Die Funktion „Document Workflow“ hat das Ziel einer gesteigerten Produktivität. Sie erledigt alles von der Erstellung der Dokumente, ihrer Kontrolle bis zur sicheren Speicherung, nachdem sie unterschrieben wurden.

Mir gefiel auch die Art und Weise, wie Dokumente versendet wurden. Ich habe eine persönliche Nachricht für den Empfänger verfasst und dann den Order mit dem zu unterschreibenden Dokument ausgewählt. Für Massenmails bzw. das Senden eines Dokumentes an mehrere Leute, kannst du die Funktion „Template Link“ verwenden. Damit musst du nicht mehr verschiedene Kopien der gleichen Vorlage speichern, sondern kannst einen Link zur Vorlage an jede betreffende Person schicken, den sie selbst öffnen können.

Die Benachrichtigungen in Echtzeit garantieren, dass man nichts verpasst. Ich erhielt Statusaktualisierungen der Dokumente, sodass ich immer wusste, wenn sie als Vorlage gespeichert waren, auf Unterschrift warteten oder abgeschlossen wurden. Wenn ich einmal kein Dokument zurückerhalten habe, hat SignWell automatisch eine Erinnerungsmail am 3., 6. und 10. Tag versendet.

Die Dokumente von SignWell sind auch mit einer SSL-Verschlüsselung geschützt und entsprechen allen internationalen Gesetzen sowie der ESIGN. Allerdings gibt es keine Multi-Faktor-Autorisierung. Der kostenlose Tarif von SignWell ist auf einen Versender und drei Dokumente pro Monat limitiert. Wenn du mehr als drei Dokumente versenden möchtest, hast du die Wahl aus verschiedenen Tarifen – je nach deinen Ansprüchen.

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3. Adobe Sign: Dank der Cloud-basierten Plattform hast du an jedem Ort sofortigen Zugang zu allen Dokumenten

Mir gefiel der Cloud-basierte Ansatz von Adobe Sign. Es eignet sich gut für Einzelpersonen und Unternehmen jeder Größe, die an jedem Ort und über jedes Gerät auf ihre Dokumente zugreifen möchten.

Die Verwendung von Adobe Sign für das digitale Unterschreiben von Dokumenten ist sehr einfach. Es integriert sich mit einer großen Auswahl an Anwendungen und ich konnte Dokumente mit nur einem Klick unterschreiben und zurücksenden. Adobe Sign hat eine überdurchschnittliche Sicherheit für deine elektronischen Unterschriften, um unberechtigte Kopien zu vermeiden.

Ich konnte eine Vorlage erstellen und anschließend Felder für die Unterschrift und das Datum zum Dokument hinzufügen. Dank der Drag and Drop-Funktion konnte ich diese Felder überall auf der Seite platzieren.

Die Software erleichtert die Vorbereitung von Dokumenten, da sie automatisch erkennt, wo Felder platziert werden können, wenn Nutzer neue Dokumente hinzufügen. Mit seinen smarten Tools kann das Programm das Dokument analysieren und dir Hinweise geben, wo die Felder am besten platziert werden. Falls es mehrere Benachrichtigungen an einem Ort gibt, verwendet das System eine fortschrittliche Logik, um zu analysieren, ob die Felder gruppiert werden sollten oder nicht. Dies basiert üblicherweise auf bestimmten Faktoren, wie dem Datum, der Unterschriften, Titel oder dem Unternehmen, dem das Dokument gehört.

Wenn du allerdings eine Bibliothek professioneller Vorlagen oder ausfüllbarer Formulare möchtest, kann Adobe Sign nicht mit der Vielzahl an Optionen von signNow mithalten.

Die Funktionen zur Kontrolle und Verwaltung haben gut funktioniert. Damit erhielt ich in Echtzeit Einblicke in Dokument, die noch unterschrieben werden müssen, und wurde benachrichtigt, wenn dies passiert ist. Es gibt auch eine Bulk-Funktion, mit der jeder Empfänger ein personalisiertes Dokument erhält, das er unterschreiben muss.

Vor allem das Branding-Feature von Adobe Sign hat mich beeindruckt. Man kann nicht nur ein Unternehmenslogo und ein Motto hinzufügen, sondern es gibt auch die Option, die Bestätigungsseite nach der Unterschrift mit seinen Markeninformationen anzupassen.

Adobe Sign verwendet eine starke Verschlüsselung, um alle Daten und Dokumente zu schützen. Es hält sich an alle Gesetze weltweit und hat einen detaillierten Prüfbericht für alle Dokumente Melde dich bei Adobe Sign an und hole dir eine 30-tägige kostenlose Testversion, um dir selbst ein Bild von dem Programm zu machen.

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4. DocuSign: Füge Unterschriften, Initialen und Daten per Drag & Drop hinzu

DocuSign ist eine Cloud-basierte Plattform, mit der du Dokumente schnell unterschreiben und versenden kannst. Mit der Drag and Drop-Funktion kannst du problemlos auf jedem Gerät alle Dokumente unterschreiben. Mit dem PDF-Konverter kannst du dir Zeit sparen, da dieser Unterschriftenfelder automatisch erkennt und sie ausfüllbar macht.

Das Unterschreiben von Dokumenten ist zwar kostenlos, aber DocuSign begrenzt die Anzahl an „Umschlägen“ (bzw. Dokumenten, die du versenden kannst) je nach deinem Tarif. Ein Umschlag kann mehrere Dokumente beinhalten, die eine oder mehrere Unterschriften erfordern. Das Tracking-System ist in Ordnung, aber nicht so leicht zu verwalten wie bei signNow, womit du Benachrichtigung in Echtzeit erhältst und Dokumente für einen schnellen Zugriff anordnen kannst.

DocuSign integriert sich in mehr als 350 Programmen. Es optimiert den Vorgang zum Hinzufügen von Unterschriften und ich musste nicht viel Zeit damit verbringen, das Programm einzurichten.

Der kostenlose Tarif ist sehr limitiert und lohnt sich nur, wenn du wirklich nur Verträge unterschreiben möchtest. Die Premium-Tarife sind dafür ziemlich teuer und bieten keinen höheren Mehrwert als günstigere Optionen wie signNow.

5: HelloSign: Speichere eine unbegrenzte Anzahl an elektronischen Unterschriften

Das Programm für elektronische Unterschriften wurde von Dropbox entwickelt und konzentriert sich auf große Unternehmen. Es gibt zwar einige schöne Funktionen, aber die Tarife sind ziemlich teuer.

Ich habe Vorlagen für Verträge und Informationsmaterial erstellt, die unterschrieben werden mussten. Die Anzahl an Vorlagen unterscheidet sich je nach deinem ausgewählten Tarif. Alle Unterschriften sind rechtlich bindend und das Programm erstellt auch einen Prüfbericht, um die Integrität des Dokuments sicherzustellen.

Du kannst zwar eine unbegrenzte Anzahl an elektronischen Unterschriften speichern, aber es gibt keinen Kiosk-Modus und nur die teuersten Tarife unterstützen persönliche Unterschriften.

HelloSign erfüllt die Sicherheitsanforderungen mit einer AES 256-Bit Verschlüsselung und eine Multi-Faktor-Autorisierung. Es hält sich auch an die SOC 2 Type II, ISO 27001, eIDAS, DSGVO, etc.

So findest du das beste Programm für elektronische Unterschriften

Wenn du auf der Suche nach einer zentralen Plattform bist, die es dir ermöglicht, Dokumente mit elektronischen Signaturen zu unterschreiben, zu versenden und zu empfangen, solltest du bei deiner Wahl auf die folgenden Funktionen achten.

Benutzerfreundlichkeit: Es ist wichtig, dass das Hinzufügen elektronischer Unterschriften ein sehr einfacher Vorgang ist. Dafür solltest du auf zwei wichtige Punkte achten. Zunächst sollte die Software verschiedene Dokumenttypen unterstützen, sodass du keine Dateien konvertieren musst. Als nächstes sollte sich das Programm nativ mit anderen Plattformen integrieren, sodass man Dokumente problemlos unterschreiben kann, ohne verschiedene Programme zu öffnen.

Vorlagen mit Formularfeldern: Die Software sollte über ein Tool zum Erstellen von Dokumenten verfügen, sodass du Dokumente anlegen und sie als Vorlagen speichern kannst. Außerdem sollte es bereits ein paar vorgefertigte Vorlagen geben. In beiden Fällen solltest du problemlos Formularfelder hinzufügen können, damit das Dokument rechtlich bindend unterschrieben und datiert werden kann.

Versenden, Kontrollieren und Verwalten von Dokumenten: Ich wollte Dokumente direkt über mein Konto-Dashboard versenden können. Die empfohlenen Dokumente können auch den Status der Dokumente überwachen, automatische Erinnerungen versenden und dich benachrichtigen, sobald das Dokument unterschrieben wurde. Ein Prüfbericht ist ebenfalls wichtig, da hierin alles aufgenommen wird, was mit dem Dokument gemacht wurde, sodass man vor Gericht ggf. Nachweise hat.

Erstklassige Sicherheit und Compliance: Eine hohe Sicherheit ist ebenfalls unabdingbar. Ich bevorzuge Programme, die die Multi-Faktor-Autorisierung unterstützen und Dokumente mit einer leistungsstarken Verschlüsselung schützen, sodass sie nicht von unberechtigten Dritten geöffnet werden können. Die Software muss auch alle Branchenstandards unterstützen.

Kostenlose Testversion oder kostenloser Tarif: Wenn man realistisch ist, eignen sich kostenlose Tarife nur für Einzelpersonen und nicht für Unternehmen, da mit ihnen die Anzahl an Dokumenten sehr eingeschränkt ist. Eine weitere gute Option ist eine kostenlose Testversion, mit der du das Programm testen kannst, um sicherzugehen, dass es alle benötigten Funktionen bietet, bevor du das Programm kaufst.

Alle Programme für elektronische Unterschriften, die ich oben empfohlen habe, halten alle internationalen Vorschriften ein. Die Unterschriften sind genauso rechtlich bindend wie analoge Unterschriften mit einem Stift – und die Dokumente sind durch eine starke Verschlüsselung geschützt.

signNow ist das beste Programm, da man problemlos Vorlagen erstellen kann und es ein Tracking-System für das Versenden von Dokumenten gibt. Ich erhielt Updates in Echtzeit, konnte Dokumente organisieren und erhielt automatische Benachrichtigungen, wenn ein Dokument nicht unterschrieben wurde. Du kannst es einfach kostenlos für 7 Tage ohne Kreditkarte testen.

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